Serviciul Securitate Internă şi Arhivă

Serviciul securitate internă şi arhivă are următoarele atribuţii şi responsabilităţi:

• organizează, coordonează şi răspunde de activitatea de protecţie a informaţiei/documentelor clasificate;
• întocmeşte programul de prevenire a scurgerii informaţiilor clasificate secret de serviciu şi îl supune avizării instituţiilor abilitate, iar după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestora;
• elaborează şi supune aprobării conducerii Agenţiei normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate secret de serviciu potrivit legii şi controlează modul de respectare a acestora;
• elaborează ghidul de atribuire a nivelurilor de secretizare pentru informaţiile clasificate şi-l supune avizării de către conducătorul Agenţiei;
• asigură păstrarea şi organizează evidenţa autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secret de serviciu;
• actualizează permanent evidenţa autorizaţiilor de acces la informaţiile clasificate secret de serviciu;
• întocmeşte şi actualizează lista cu informaţiile clasificate secret de serviciu;
• prezintă directorului general al Agenţiei propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor pentru protecţia informaţiilor clasificate secret de serviciu din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate;
• asigură relaţionarea cu instituţia abilitată să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile privitoare la protecţia informatiilor clasificate secret de serviciu, potrivit legii;
• consiliază conducerea unităţii în legatură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate secret de serviciu;
• analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puţin semestrial, modul în care structura/funcţionarul de securitate şi personalul autorizat asigură protecţia informaţiilor clasificate secret de serviciu;
• informează conducerea unităţii despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate secret de serviciu şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
• acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicita accesul la informaţii clasificate;
• organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate secret de serviciu;
• elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie fizică şi de protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate secret de serviciu;
• efectuează, cu aprobarea conducerii Agenţiei, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţia informaţiilor clasificate secret de serviciu la nivel naţional;
• asigură evidenţa, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea documentelor, inclusiv a celor care conţin informaţii clasificate secret de serviciu;
• asigură transmiterea prin serviciul poştal a întregii documentaţii elaborate în cadrul aparatului central, adresată altor instituţii, persoane fizice etc.;
• asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate secret de serviciu şi pe baza acestora dispune măsuri, în consecinţă, conform legii;
• dispune efectuarea de cercetări şi după caz sesizează organele de urmărire penală în situaţia compromiterii siguranţei informaţiilor clasificate secret de serviciu;
• aprobă accesul la documentele clasificate secret de serviciu numai personalului autorizat;
• colaborează cu Direcţia management resurse umane pentru reconfirmarea acreditării şi pentru armonizarea legislaţiei naţionale cu cea europeană;
• asigură delegaţi împuterniciţi pentru transportul şi executarea operaţiunilor de predare – primire a corespondenţei clasificate secret de serviciu;
• întocmește referatul de necesitate şi specificaţii tehnice în vederea achiziţionării de produse/servicii necesare desfăşurării activităţii proprii, pe care le supune aprobării conducerii instituţiei;
• organizează testări în vederea încheierii contractelor de prestări servicii, în urma aprobării referatului de necesitate de către directorul general;
• arhivează documentele specifice activităţii structurii.
• personalul de conducere și de execuție, implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
• documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ‚,conform cu originalul’’ și semnate de persoana responsabilă;
• elaborează şi transmite Direcției audit intern un plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor avizate de către directorul general al APIA prin Raportul de audit intern;
• asigură urmărirea aplicării planului de acţiune, respectiv implementarea recomandărilor la termenele stabilite prin planul de acţiune;
• informează periodic Direcția audit intern sau la termenele stabilite de către DAI cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate;
• asigură confidenţialitatea datelor și a informaţiilor cuprinse în rapoartele de audit intern, precum și a documentelor care au fost comunicate în cadrul misiunii de audit intern.

Art. 48. Serviciul securitate internă şi arhivă are şi atribuţii privind evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor la nivelul Agenţiei:

• iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului arhivistic, în cadrul APIA; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului’, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;
• verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 3);
• şeful serviciului securitate internă şi arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare ; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale ; asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare ;
• cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare ;
• pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare ; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat ; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond ;
• organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii APIA dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.) : informează conducerea APIA şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei ;
• pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori ;
• pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.