Direcţia Patrimoniu, Achiziţii Publice şi Administrativ

Direcţia patrimoniu, achiziţii publice şi administrativ are în componenţa sa două servicii:

• Serviciul achiziţii;
• Serviciul patrimoniu, gestiune parc auto şi administrativ.

Art. 101. (1) Direcţia patrimoniu, achiziţii publice şi administrativ desfăşoară  activităţi de achiziţii publice, de patrimoniu şi cu caracter administrativ, respectiv:

1. desfăşoară atribuţiile specifice contractării din Fondul European de Garantare Agricolă (FEGA) şi Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR) de servicii şi produse din domeniul gestionării asistenţei financiare nerambursabile europene, după primirea referatelor de necesitate şi a caietelor de sarcini de la direcţiile de specialitate din cadrul APIA;
2. asigură funcţionarea adecvată a sistemului de management şi control în scopul gestionării fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agricola (FEGA) şi pentru măsuri aferente Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană, asigură condiţile  organizatorice corespunzătoare atribuţiilor specifice domeniului gestionării asistenţei financiare nerambursabile europene.

Art. 102.  Serviciul achiziţii are următoarele atribuţii şi responsabilităţi:

• asigurarea condiţiilor necesare pentru gestionarea fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agricola (FEGA) şi pentru măsuri aferente Fondului  European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană;
• contractarea de echipamente (calculatoare, multifuncţionale), din componenta asistenţă tehnică a Fondului  European Agricol pentru Dezvoltare Rurală, (FEADR) pentru implementarea de măsuri delegate privind plăţile compensatorii cuprinse în Axa II  a Programului Național de Dezvoltare Rurală PNDR (întocmirea de strategii de contractare și documentaţii de atribuire, participarea în comisii de evaluare a ofertelor, participarea la întocmirea contractelor, angajarea sumelor aferente derulării contractelor, asigurarea transparenței procedurilor de atribuire prin publicarea acestora pe site-urile de profil etc.);
• contractarea de servicii de dezvoltare a sistemului informatic din componenta asistenţă tehnică a Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), în vederea adaptării sistemului informatic pentru gestionarea masurilor delegate din axa II a Programului Național de Dezvoltare Rurală PNDR, (întocmirea de strategii de contractare și documentaţii de atribuire, participarea în comisii de evaluare a ofertelor, participarea la întocmirea contractelor, angajarea sumelor aferente derulării contractelor, asigurarea transparenței procedurilor de atribuire prin publicarea acestora pe site-urile de profil etc.);
• contractarea şi derularea de servicii și programe de instruire sau de formare profesională din componenta asistenţă tehnică a FEADR pentru implementarea de măsuri delegate privind plațile compensatorii cuprinse în Axa II a PNDR pe care le supune avizării AFIR (întocmeste documentații de atribuire, participă în comisii de evaluare a ofertelor, participă la elaborarea contractelor și urmarește avizarea acestora, angajează sumele aferente derulării contractelor, asigurarea transparenței procedurilor de atribuire prin publicarea acestora pe site-urile de profil etc.);
• contractarea şi derularea  de proiecte de asistența tehnică inclusiv achiziţiile directe, din componenta asistenţă tehnică a FEADR pentru implementarea de măsuri delegate privind plațile compensatorii cuprinse în Axa II a PNDR pe care le supune avizării  AFIR (intocmeste documentații de atribuire și strategii de contractare, participa în comisii de evaluare a ofertelor, participă la elaborarea contractelor și urmarește avizarea acestora, angajează sumele aferente derulării contractelor, asigurarea transparenței procedurilor de atribuire prin publicarea acestora pe site-urile de profil etc.);
• contractarea, lansarea, derularea, participarea în comisiile de evaluare a ofertelor depuse, încheierea de contracte, în cadrul procedurilor de achiziţii publice derulate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), în vederea asigurării condiţiilor organizatorice corespunzătoare atribuţiilor specifice domeniului gestionării asistenţei financiare nerambursabile (întocmirea documentaţiilor de atribuire, participarea în comisii de evaluare a ofertelor, participarea la întocmirea contractelor, angajarea sumelor aferente derulării contractelor etc.);
• asigurarea derulării eficiente, efective şi transparente a fondurilor financiare nerambursabile europene prin lansarea, derularea procedurilor de atribuire şi participarea în comisii de evaluare a ofertelor în vederea atribuirii de contracte de asistenţă tehnică din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală – FEADR pentru implementarea atribuţiilor delegate din Programul Național de Dezvoltare Rurală și noua Politică Agricolă Comună (PAC);
• contractarea, lansarea, derularea procedurilor de atribiure, participarea în comisiile de evaluare a ofertelor depuse, încheierea de contracte în vederea achiziţiei de logistică necesară  pentru menţinerea criteriilor de acreditare şi îndeplinirii atribuţiilor specifice ale APIA în domeniul gestionării asistenţei financiare nerambursabile europene  şi de asigurare a sistemelor de management şi control ale instituţiei;
• contractarea de servicii specifice activităţii IACS, LPIS (aerofotografiere, digitizare, control prin teledetecţie, dezvoltare sistem informatic, licenţe software pentru funcţionarea bazelor de date, servere şi aplicaţii etc.) şi a celorlalte servicii necesare funcţionării instituţiei, după primirea referatelor de necesitate şi a caietelor de sarcini de la direcţiile de specialitate din cadrul APIA, aprobate de directorul general;
• asigurarea derulării eficiente, efective şi transparente a fondurilor financiare nerambursabile (lansarea, derularea, încheierea de contracte şi urmărirea finalizării acestora în cadrul procedurilor de achiziţii publice), în scopul gestionării fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă (pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agricolă FEGA şi pentru măsuri aferente Fondului  European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR) puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană;
• face propuneri privind asigurarea cu logistică a instituţiei, în scopul asigurării mediului intern adecvat desfăşurării activităţilor privind îndeplinirea scopului de buna gestionare a asistenţei financiare nerambursabile europene şi participă la elaborarea programului anual de achiziţii publice în vederea derularii acestora din fonduri neramburabile puse la dispoziţie pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agricola (FEGA) şi Fondul  European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR);
• participarea la elaborarea procedurilor proprii privind achiziţiile exceptate de la aplicarea prevederilor naţionale în materia achiziţiilor publice, inclusiv a celor finanţate din fonduri europene,  lansarea, derularea şi finalizarea prin încheierea de contracte şi alte proceduri de achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări, necesare funcţionării curente a instituţiei, pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice, respectiv de gestionare a asistenţei financiare nerambursabile europene, în conformitate cu actele normative ce reglementează activitatea de achiziţii publice;
• respectarea prevederilor legislaţiei din domeniul securităţii în muncă şi măsurilor de aplicare a acestora, precum şi normelor interne de SSM-PSI-SU şi a normelor de arhivare a documentelor specifice activităţii structurii;
• analizarea oportunităţilor investiţionale de la nivelul fiecărui centru judeţean pe care le supune spre aprobare în CTE – MADR, analizarea indicatorilor tehnico–economici rezultaţi din studiile de fezabilitate, analizarea proiectelor tehnice, emiterea de observaţii tehnice asupra proiectelor tehnice pe care le transmite centrelor judeţene APIA, întocmirea şi actualizarea listelor de investiţii în baza solicitărilor primite de la centrele judeţene, precum şi cele pentru aparatul central; participarea la întocmirea Programului anual al achiziţiilor publice, precum şi îndeplinirea altor sarcini care revin în stadiul elaborării sau implementării proiectelor şi programelor puse la dispoziţie de către Uniunea Europeană,  pentru menţinerea criteriilor de acreditare şi îndeplinirii atribuţiilor specifice ale APIA în domeniul gestionării asistenţei financiare nerambursabile;
• derulează și realizează procedurile de achiziție publică de execuție de lucrări aprobate prin PNRR – Planul Național de Redresare și Reziliență, Componenta 5 – Valul Renovării – B2.2.b – Renovare energetică aprofundată a clădirilor publice – pentru sediile proprii, cu respectarea prevederilor legislative în domenul achizitțiilor publice,
• acorda consultanță centrelor judetene, atât  ca partener  în acordul de parteneriat,  cât  și ca  ordonator secundar de credite, pentru verificarea documentației de atribuire și derularea în bune condiții a achizițiilor lucrărilor aprobate prin PNRR pentru fiecare dintre acestea;
• aplicarea regulamentelor europene  și naţionale în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace;
• monitorizează continuu conformarea APIA cu cerinţele sistemului de management al securităţii informaţiei stabilit în concordanţă cu standardul de securitate implementat de Agenţie;
• întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea înregistrării autorităţii contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul;
• elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante, Planul de actiune privind proiectele de asistență tehnică finanțate din FEADR, Planul de acțiune privind cheltuieli directe FEADR, Strategia şi programul anual al achiziţiilor publice;
• elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei de atribuire şi a documentelor-suport, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs, pe baza necesităţilor transmise de compartimentele de specialitate;
• îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute de lege;
• aplică şi finalizează procedurile de atribuire, realizează achiziţiile directe și constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice; Inregistrează propunerile de angajare de cheltuieli și angajamentele legale in aplicațiile informatice de profil SVAP, în FOREXEBUG sau SIBIAC
• personalul de conducere și de execuție, implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
• documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ‚,conform cu originalul’’ și semnate de persoana responsabilă.
• elaborează şi transmite Direcției audit intern un plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor avizate de către directorul general al APIA prin Raportul de audit intern;
• asigură urmărirea aplicării planului de acţiune, respectiv implementarea recomandărilor la termenele stabilite prin planul de acţiune;
• informează periodic Direcția audit intern sau la termenele stabilite de către DAI cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate;
• asigură confidenţialitatea datelor și a informaţiilor cuprinse în rapoartele de audit intern, precum și a documentelor care au fost comunicate în cadrul misiunii de audit intern.

Art. 103. Serviciul patrimoniu, gestiune parc auto şi administrativ are următoarele atribuţii şi responsabilităţi:

• asigură funcţionarea adecvată a sistemului de management şi control în scopul gestionării fondurilor de la bugetul de stat, precum și a fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agricola (FEGA) şi pentru măsuri aferente Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR), puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană;
• asigură activitatea de înregistrare în evidența patrimonială, gestionare, întreținere și asigurare a mentenanței specifice, inventariere anuală și urmărirea funcționării adecvate a tuturor bunurilor/ produselor și serviciilor achiziționate  din bugetul national, prin programul RABLA, precum și din componenta măsurii de asistenţă tehnică a FEADR pentru implementarea măsurilor delegate privind plățile compensatorii cuprinse în Axa II a – Programului Național de Dezvoltare Rurală (PNDR), ori a bunurilor/ serviciilor care au ca obiect măsuri de dezvoltare rurală delegate, precum, echipamente tehnice informatice (calculatoare, multifuncționale, aparatură pentru verificări tehnice și misiuni de control pe teren, etc.), ori alte bunuri materiale și echipamente specifice desfășurării activităților;
• implementează la nivelul APIA prevederile Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 privind finanţarea, gestionarea şi monitorizarea politicii agricole comune şi de abrogare a Regulamentelor (CEE) nr. 352/78, (CE) nr. 165/94, (CE) nr. 2799/98, (CE) nr. 814/2000, (CE) nr. 1290/2005 şi (CE) nr. 485/2008 ale Consiliului, a Regulamentului CE nr. 907/2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului în ceea ce priveşte agenţiile de plăţi şi alte organisme, gestiunea financiară, verificarea şi închiderea conturilor, garanţiile şi utilizarea monedei euro și a Regulamentului de punere în aplicare (UE) Nr. 908/ 2014 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului în ceea ce priveşte agenţiile de plăţi şi alte organisme, gestiunea financiară, verificarea conturilor, normele referitoare la controale, valorile mobiliare şi transparenţa prin asigurarea mediului intern şi a structurii organizatorice şi administrative pentru ordonanţarea, executarea şi controlul plăţilor efectuate din fonduri FEGA şi FEADR;
• monitorizează aplicarea de către Centrele judeţene APIA a prevederilor Regulamentului (UE) nr. 1306/2013, a Regulamentului CE nr. 907/2014 şi a Regulamentului de punere în aplicare (UE) Nr. 908/ 2014 cu privire la îndeplinirea condiţiilor necesare pentru menţinerea acreditării Agenţiei în ceea ce priveşte mediul intern, prin asigurarea spaţiilor cu destinaţia de sedii pentru centrele judeţene şi centrele locale ale Agenţiei, pentru asigurarea spaţiilor de arhivare corespunzătoare acestora, precum şi a spaţiilor necesare desfăşurării activităţilor colective şi deservire pentru fermieri;
• întocmește documentația necesară cererilor de finanțare a lucrărilor de creștere a eficienței energetice pentru APIA aparat central, prin accesarea fondurilor aferente Planului Național de Redresare și Reziliență în cadrul apelului de proiecte PNRR/2022/C5/2/B.2, Componenta 5 – Valul Renovării, Axa 2 – Schema de granturi pentru eficiență energetică și reziliență în clădiri publice, Operațiunea B.2.1: Renovarea energetică moderată a clădirilor publice;
• verifică, centralizează, transmite documentațiile necesare cererilor de finanțare a lucrărilor de creștere a eficienței energetice pentru Centrele județene APIA, prin accesarea fondurilor aferente Planului Național de Redresare și Reziliență în cadrul apelului de proiecte PNRR/2022/C5/2/B.2, Componenta 5 – Valul Renovării, Axa 2 – Schema de granturi pentru eficiență energetică și reziliență în clădiri publice, Operațiunea B.2.1: Renovarea energetică moderată a clădirilor publice și Operațiunea B.2.2: Renovarea energetică aprofundată a clădirilor publice;
• asigură consultanţă centrelor judeţene APIA în ceea ce priveşte contractarea de fonduri nerambursabile FEADR, PNRR, Fondul de coeziune şi Fonduri structurale ale UE, Programul Operaţional Regional (POR) pentru renovarea, modernizarea şi reabilitarea termică a clădirilor în care se derulează activitatea centrelor judeţene şi locale APIA, în vederea îndeplinirii cerinţelor prevăzute în Directiva UE/31/2010 privind performanţa energetică a clădirilor;
• elaborează proiecte de acte normative care au ca obiect gestionarea patrimoniului imobiliar al APIA, prin schimbarea regimului juridic al imobilelor construcţii sau terenuri aflate în domeniul public al statului și în administrarea APIA sau orice alte modificări intervenite în inventarul bunurilor care alcatuiesc domeniul public al statului, precum modificarea datelor de identificare și actualizarea valorilor de inventar, înscrierea de imobile în inventarul centralizat al bunurilor din domeniul public al statului și darea lor în administrația centrelor județene APIA etc.;
• urmăreşte realizarea şi derularea contractelor de comodat, de închiriere/locațiune, precum şi a protocoalelor de predare-preluare, având ca obiect imobile cu destinaţia de sedii pentru centrele judeţene şi centrele locale, executarea lucrãrilor de cadastru şi publicitate imobiliarã asupra imobilelor aflate în administrarea centrelor județene APIA, asigurând astfel mediu intern, cadrul de lucru şi condiţiile corespunzătoare atribuţiilor specifice domeniului gestionării asistenţei financiare nerambursabile europene;
• verifică şi supune aprobării propunerile transmise de centrele judeţene APIA de scoatere din funcţiune şi casare a mijloacelor fixe şi obiectelor de inventar provenite din fonduri de la bugetul de stat, precum și fonduri PHARE, FEADR, precum și alte fonduri europene sau internaţionale;
• colaborează cu Autoritatea Competentă pentru acreditarea agenţiilor de plăţi şi cu Organismul coordonator în ceea ce priveşte implementarea condiţiilor necesare pentru menţinerea acreditării Agenţiei, conform prevederilor Regulamentului (UE) nr. 1306/2013, a Regulamentului CE nr. 907/2014 şi a Regulamentului de punere în aplicare (UE) Nr. 908/ 2014;
• efectuează anual inventarierea faptică a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute de APIA – aparat central, respectiv a echipamentelor de calcul și a activelor necorporale (licențe, soft – uri și programe informatice), a obiectelor de inventar și a altor mijloace fixe decât echipamente de calcul din sediile APIA – aparat central, precum și a autovehiculelor și a carburanților, și face propuneri de scoatere din funcțiune, casare și valorificare a obiectelor de inventar și mijloacelor fixe care îndeplinesc condițiile necesare în acest sens;
• gestionează şi actualizează periodic baza de date operaţională care conţine toate informaţiile asociate unităţilor de patrimoniu aflate în proprietatea, administrarea sau folosinţa instituţiei, respectiv înregistrează ori după caz, eliberează în/din gestiune toate bunurile materile de natura mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar provenite din fonduri naționale sau europene, ca urmare fie a achiziționării acestora, fie a aprobării transferurilor, în conformitate cu prevederile HG nr.841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor aparținând instituțiilor publice, cu modificările și completările ulteriore;
• întocmeşte şi supune avizării şi aprobării documentele necesare în vederea înfiinţării sau desfiinţării de centre locale, analizează necesitatea şi oportunitatea achiziţiei de imobile, definitive sau temporare, cu destinaţia de sedii pentru aparatul central, centrele judeţene sau centrele locale;
• asigură activitatea de asistenţă tehnică, gestiune a parcului auto din cadrul APIA aparat central, prin asigurarea tuturor serviciilor şi produselor necesare în activitatea de utilizare a autovehiculelor (servicii de întreţinere, revizii și reparaţii curente, servicii de vulcanizare, servicii de parcare, servicii de spălătorie exterior şi interior a autovehiculelor, servicii pentru asigurări auto obligatorii de tip RCA, servicii de asigurare tip CASCO, furnizare carburant, dotarea cu anvelopele necesare etc.), activitate suport pentru gestionarea fondurilor de la bugetul de stat, precum și a fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă, puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană;
• elaborează, actualizează și urmărește aplicarea procedurilor operaționale, a instrucțiunilor operaționale, a check-list-urilor sau alte forme de prezentare a procedurilor întocmite în vederea stabilirii metodologiei, a cadrului de lucru și a responsabilităților în ceea ce privește aplicarea prevederilor Regulamentului (UE) nr. 1306/2013, a Regulamentului CE nr. 907/2014 şi a Regulamentului de punere în aplicare (UE) Nr. 908/ 2014;
• coordonează activităţile administrativ – gospodăreşti, urmărind buna desfăşurare a acestora, conform caietelor de sarcini şi obligaţiilor contractuale la care s-au angajat prestatorii de servicii, derulează activităţi specifice gestiunii, asigură şi întreţine arhiva documentaţiilor specifice privind evidenţa activităţii de patrimoniu, gestiune parc auto şi administrativ;
• întocmeşte referatele de necesitate şi caietele de sarcini, cu specificaţii tehnice solicitate de achizitor şi care corespund necesitaţilor autorităţii contractante, pentru toate bunurile, serviciile şi lucrările achiziţionate în vederea derulării activităţii de patrimoniu, administrativ şi gestiune parc auto din cadrul APIA Central, activitate suport pentru gestionarea fondurilor europene privind plăţile directe şi măsurile de piaţă, pentru schemele de plăţi directe pentru agricultură având ca sursă de finanţare Fondul European de Garantare Agrícola FEGA şi pentru măsuri aferente Fondului European Agricol pentru Dezvoltare Rurală (FEADR) puse la dispoziţie prin asistenţă financiară nerambursabilă de către Uniunea Europeană;
• participă în comisii de evaluare a ofertelor depuse în cadrul procedurilor de achiziție a bunurilor, serviciilor şi lucrărilor necesare derulării activităţii de patrimoniu, administrative şi gestiune parc auto din cadrul APIA aparat central şi transmite opinii de specialitate asupra conformităţii ofertelor depuse cu specificațiile tehnice din caietele de sarcini;
• personalul de conducere și de execuție, implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
• documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ‚,conform cu originalul’’ și semnate de persoana responsabilă;
• elaborează şi transmite Direcției audit intern un plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor avizate de către directorul general al APIA prin Raportul de audit intern;
• asigură urmărirea aplicării planului de acţiune, respectiv implementarea recomandărilor la termenele stabilite prin planul de acţiune;
• informează periodic Direcția audit intern sau la termenele stabilite de către DAI cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate;
• asigură confidenţialitatea datelor și a informaţiilor cuprinse în rapoartele de audit intern, precum și a documentelor care au fost comunicate în cadrul misiunii de audit intern.