Serviciul Relaţii cu Publicul şi Comunicare

Serviciul relaţii cu publicul şi comunicare este organizat şi funcţionează conform prevederilor legale în vigoare, în subordinea directă şi nemijlocită a directorului general şi are ca sarcini generale organizarea activităţii de comunicare şi relaţii cu publicul, precum şi crearea şi menţinerea unui circuit optim al documentelor.

(2) Obiectivele serviciului sunt următoarele:

• asigurarea circuitului documentelor în cadrul APIA, organizarea activității de relații cu publicul și gestionarea activității de comunicare cu mass-media și cu publicul țintă,
• promovarea activităţii Agenţiei şi informarea publică cu privire la sprijinul financiar derulat de APIA din fonduri europene și de la bugetul național.

Art. 50. Serviciul relaţii cu publicul şi comunicare îndeplineşte următoarele atribuţii şi responsabilităţi:

• asigură promovarea imaginii Agenţiei de Plăţi şi Intervenţie pentru Agricultură, respectând principiul transparenţei, autonomiei şi aplicarea unitară a legii;
• asigură conceperea identităţii vizuale a Agenţiei şi implementarea acesteia la nivelul tuturor structurilor: central, judeţean şi local;
• promovează măsurile/schemele de plată/intervențiile/programele/proiectele derulate din fonduri europene şi de la bugetul naţional;
• informează şi consiliază potenţialii beneficiari, cât şi beneficiarii existenţi, la sediul instituţiei, dar şi prin e-mail sau telefon, privind activitatea Agenţiei şi măsurile/schemele de plată/intervențiile/programele/proiectele gestionate;
• realizează (concepe, organizează şi monitorizează) campanii publice de promovare/informare privind măsurile/schemele de plată/intervențiile derulate de APIA din fonduri europene și bugetul național;
• concepe şi realizează, sub avizul tehnic al direcţiilor de specialitate din cadrul Agenţiei, materialele de informare (afişe, pliante, broşuri) în vederea promovării măsurilor/schemelor de plată/intervențiilor/programelor/proiectelor gestionate din fonduri europene şi de la bugetul naţional, având ca rezultat mărirea gradului de absorbţie a fondurilor europene de către beneficiari;
• acordă “bun de tipar” pentru tipărirea materialelor de informare/promovare specifice;
• asigură participarea, prin reprezentanți APIA, la emisiuni radio şi TV, în vederea informării corespunzatoare cu privire la activitatea instituţiei, pregătind aparițiile publice ale acestora;
• în vederea accesării corespunzătoare a fondurilor europene și de la bugetul national gestionate de APIA, asigură informarea publică directă, pe toate canalele de comunicare în timp real;
• monitorizează activităţile de comunicare, promovare şi informare publică ale centrelor judeţene/locale privitoare la diseminarea informațiilor cu caracter general, detaliilor și aspectelor tehnice și organizatorice aferente activității de gestionare a măsurilor /schemelor de plată/intervențiilor derulate din fonduri europene şi de la bugetul naţional;
• consiliază responsabilii de comunicare şi relaţii cu publicul din cadrul centrelor judeţene/locale referitor la circuitul documentelor în cadrul instituției, soluționarea corespondenței externe, activitatea de relații cu publicul, apariţiile în mass-media, participarea la acţiuni/evenimente de informare/promovare;
• informează conducerea instituţiei cu privire la modul de reflectare în presă a imaginii activităţii Agenţiei cu privire la apariţia de declaraţii, articole, prin monitorizarea presei scrise (centrală şi locală) și întocmirea zilnică de sinteze de presă;
• asigură participarea la expoziţii, târguri internaţionale, târguri naţionale/judeţene de profil şi alte evenimente de tipul conferinţelor, seminariilor, simpozioanelor, instruiri, având ca scop promovarea activităţii APIA, încurajarea fermierilor în accesarea fondurilor europene şi de la bugetul naţional, prezentarea şi promovarea noilor măsuri/scheme/intervenții de plată;
• întocmeşte comunicate şi informări de presă, drepturi la replică şi precizări etc., în vederea diseminării acestora în mass-media acreditată şi către centrele judeţene APIA;
• actualizează conţinutul site-ului oficial al Agenţiei în colaborare cu Direcţia IT-LPIS publicând de la toate direcţiile de specialitate ghiduri pentru solicitanţi, acte normative naţionale şi europene, precum şi toate informaţiile relevante cu privire la activitatea instituției;
• asigură publicarea pe site-ul APIA a setului de date deschise conform Memorandumului Guvernului;
• desfăşoară activitatea de acreditare a jurnaliştiilor, potrivit legii, şi face propuneri conducerii Agenţiei privind retragerea acreditării, dacă este cazul, conform legislaţiei privind transparenţa decizională;
• informează în timp util şi asigură accesul ziariştilor la conferinţele/evenimentele de presă organizate de Agenţie;
• întocmeşte dosare de presă pentru acțiunile/evenimentele de informare/promovare în conformitate cu Legea 544/2011 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;
• în scopul funcţionării adecvate a sistemului de management şi control a documentelor interne, interinstituţionale cât şi a corespondenţei existente în relaţia cu beneficiarii Agenției, coordonează şi monitorizează procesul de primire şi distribuire către direcţiile de specialitate a corespondenței care circulă în Agenție, în conformitate cu reglementările în vigoare;
• asigură circuitul documentelor/corespondenței în cadrul instituției prin primirea, înregistrarea şi distribuirea către direcţiile de specialitate a tuturor adreselor, petiţiilor, sesizărilor, memoriilor, contestaţiilor, interpelărilor,  solicitărilor reprezentanților mass-media și solicitărilor de informații de interes public adresate APIA  de către publicul larg;
• asigură înregistrarea răspunsurilor la corespondența adresată instituției (adrese, petiţii, sesizări, memorii, contestaţii, interpelari şi solicitări de informații de interes public) și soluționată de către direcţiile de specialitate;
• primeşte, înregistrează, redactează şi furnizează, prompt şi complet, răspunsuri la solicitările (cererile) reprezentanţilor mass-media;
• asigură accesul oricărui solicitant la informaţiile de interes public, conform legislaţiei naţionale și europene în vigoare;
• îndrumă petiţiile către compartimentele de specialitate pentru rezolvarea temeinică şi legală a acestora, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului;
• urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsurilor la petiţii şi se ocupă de clasarea şi arhivarea lor;
• operează în registrele de evidenţă, cu modificarea datei, eventualele schimbări intervenite în cursul soluţionării petiţiilor de către compartimentele de specialitate la care au fost repartizate iniţial, în conformitate cu legislația națională în vigoare;
• primeşte, înregistrează şi îndrumă solicitările de informaţii de interes public către compartimentele de specialitate pentru rezolvarea temeinică şi legală, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului, redactează și expediază în termen răspunsurile, și arhivează sau le clasează după caz;
• informează solicitanţii, în termenele prevăzute de normele în vigoare, în cazul în care informaţia solicitată este deja comunicată din oficiu, indicând şi sursa unde informaţia solicitată poate fi găsită;
• informează solicitantul, în termenele prevăzute de normele în vigoare, în cazul în care informaţia solicitată este identificată ca fiind exceptată de la accesul liber;
• asigură organizarea şi funcţionarea punctului de comunicare-informare-documentare al APIA în conformitate cu Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;
• asigură disponibilitatea în format scris (la afişier, sub formă de broşuri sau electronic-dischete, CD, pagina de Internet) a informaţiilor comunicate din oficiu, în conformitate cu Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;
• întocmeşte anual două rapoarte, respectiv Raportul privind liberul acces la informaţiile de interes public şi Raportul cu privire la activitatea de informare publică şi relaţii cu publicul;
• înregistrează solicitările de audiență şi ține evidența acestora, acordă consultanţă fermierilor în soluţionarea unor probleme specifice privind accesarea fondurilor europene şi de la bugetul de stat, ca mecanisme de susţinere financiară furnizând informaţii din legislaţia de specialitate;
• arhivează documentele, solicitările de informaţii de interes public, petiţiile şi interpelările, pe suport de hârtie, în conformitate cu prevederile legale naţionale şi cu respectarea procedurii prevăzute în „Manualul de Arhivare” elaborat de Serviciul securitate internă şi arhivă din cadrul APIA;
• colaborează cu toate departamentele din cadrul Agenţiei;
• colaborează cu Direcţia management resurse umane pentru reconfirmarea acreditării Agenției şi pentru armonizarea legislaţiei naţionale şi europene;
• respectă regimul juridic al conflictului de interese şi de incompatibilitate potrivit prevederilor manualului de procedură privind evitarea conflictului de interese şi de incompatibilitate în APIA;
• respectă politicile şi procedurile de securitate a informaţiei aplicabile funcţiei postului;
• întocmește referatul de necesitate şi specificaţii tehnice în vederea achiziţionării de produse/servicii necesare desfăşurării activităţii proprii, pe care le supune aprobării conducerii instituţiei;
• îndeplineşte alte atribuţii prevăzute de normele în vigoare sau stabilite de conducerea Agenţiei, din domeniul său de activitate;
• personalul de conducere și de execuție, implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
• documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ‚,conform cu originalul’’ și semnate de persoana responsabilă;
• elaborează şi transmite Direcției audit intern un plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor avizate de către directorul general al APIA prin Raportul de audit intern;
• asigură urmărirea aplicării planului de acţiune, respectiv implementarea recomandărilor la termenele stabilite prin planul de acţiune;
• informează periodic Direcția audit intern sau la termenele stabilite de către DAI cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate;
• asigură confidenţialitatea datelor și a informaţiilor cuprinse în rapoartele de audit intern, precum și a documentelor care au fost comunicate în cadrul misiunii de audit intern.